経費削減に必要な2つの考え方とは？具体的な進め方も紹介
- 「経費削減するにあたって、どのような考え方をすればいい？」
- 「経費削減はどういった考え方で進めていけばいい？」
この記事をご覧の方は、「経費削減の考え方」に関して上記のような疑問をお持ちではありませんか？
本記事では、経費削減を効果的に進める方法やアイデアについて解説していきます。
経費削減に関してお悩みの企業は、ぜひ参考にしてみてください。
【この記事でわかること】
- 経費削減をする上で必要な考え方
- 経費削減の具体的な進め方
- 経費削減ならIP電話アプリの使用がおすすめ
【経費削減】具体的な実施方法からメリットと注意点まで徹底解説
経費削減をする上で必要な考え方
経費削減をするにあたり、前提となる「考え方」を2パターン紹介します。
- 不要な経費をカットする考え方
- 業務プロセスを改善する考え方
闇雲にコストをカットするのではなく、これらの切り口で削減できる経費がないか確認してみて下さい。
まずはそれぞれの考え方について紹介していきます。
①不要な経費をカットする考え方
経費削減の考え方1つ目は、「不要な経費をカットする」切り口です。
経費の内訳を見てみると、必ずしも必要ではないコストがいくつか見つかるかと思います。
まずはそうしたわかりやすい経費から削減していくといいでしょう。
加えて、経費の中には、「代替手段によって削減できるコスト」もいくつか挙げられます。
具体的には、
- 固定電話を廃止して社員携帯を使うことで、通信費を削減
- LED化による電気代の削減
- 仕入れルートの工夫などによる仕入れ代削減
など、多様な方法が考えられるでしょう。
現在は多様なサービスがありますから、社内の悩みやプロセスを改善できるツールやシステムも安価で導入できるはずです。
このように、わかりやすく不要な経費と、代替手段によって不要になるであろう経費の2つを探し、コストカットを図ってみて下さい。
②業務プロセスを改善する考え方
経費削減の考え方2つ目は、「業務プロセスを改善する」切り口です。
無駄な経費が見つけづらいという場合は、業務プロセスに無駄がないかを考えてみましょう。
例えば、現在3人で回している業務を2人で担当してもらうことで、1人分の人件費を浮かせることが可能です。
このように、業務プロセスで効率化できる箇所を見つければ、経費削減に繋がります。
業務効率化をサポートする製品等を導入するなどし、効果的に生産性を高めていきましょう。
社員のパフォーマンスが高まるツール、業務プロセスなどを実現できれば、利益アップも期待できます。
経費削減の具体的な進め方
経費削減に必要な2つの考え方についてみてきました。
この前提を踏まえ、経費削減の具体的な進め方についてみていきましょう。
- 不必要な経費を洗い出す
- 経費削減のシミュレーションを行う
- 経費削減の計画と目標を立てる
- 経費削減プランを実行し、フィードバックを得る
- フィードバックを基にプランを改善する
それぞれ詳しく紹介していきます。
①不必要な経費を洗い出す
以下の経費削減の2つの考え方を元に、不必要な経費を洗い出しましょう。
- 不要な経費をカットする考え方
- 業務プロセスを改善する考え方
経費の現状を正確に把握した上で、不要な経費や、改善が期待できる業務プロセスの有無を確認してみて下さい。
改善できそうなコストがあれば、それらをリスト化しましょう。
②経費削減のシミュレーションを行う
カットできそうなコストを洗い出したら、具体的にどのように経費を削減するのか計画を立てましょう。
例えば、
- 固定電話を解約し、IP電話サービスに乗り換える
- 業務プロセスを改善し、その分外注コストをカットする
というように、カットするコストとその代替案をセットで考えてみて下さい。
その上で、どの程度の効果が得られるのか、簡単にシミュレーションを行うことが大切です。
「いざフローを変更して経費削減を実施したものの、大した効果が得られなかった…」といったことがないように、このステップでそれぞれの経費削減アイデアの効果の有無をざっくり確認しておきましょう。
③経費削減の計画と目標を立てる
効果が得られそうな経費削減アイデアがわかったら、実施するものとそうでないものを仕分けます。
そしてシミュレーションで得た結果を元に、実施スケジュールと、削減コストの目標を設定しましょう。
闇雲に経費削減を実施するより、期限と目標値があった方が、より高いコスト削減効果が期待できます。
④経費削減プランを実行し、フィードバックを得る
続いては、実際に経費削減プランを実行しつつ、効果測定を合わせて行います。
どれくらい経費がカットできたか、業務効率はどれほど改善できたのかなど、期間ごとに見直しましょう。
また、アンケートなどを実施し、社員からのフィードバックを得ることも大切です。
経費削減の実施によって、社員の生産性等にどういった影響を与えているか、現場の声もしっかりと取り入れてみて下さい。
⑤フィードバックを基にプランを改善する
フィードバックを得たら、それを基に経費削減プランを改善しましょう。
目標値に届かなかったプランは細かな点を改善し、次回に活かしてみて下さい。
あまりに効果が低かったプランに関しては、しっかりと問題点を明らかにした上で、次につなげていきましょう。
必要に応じて 改善案を実施しつつ、基本的には長期的な視野で効果測定をするようにしてみて下さい。
効果的な経費削減のアイデア5選
経費削減の考え方と、大まかな進め方について紹介しました。
ここからは、具体的な経費削減のアイデアを5つみていきましょう。
- 接待の回数を減らす
- 社内wikiツールを使用する
- 家賃や社内インフラの料金を見直す
- 固定電話をIP電話に切り替える
- 社員自身のデバイスを業務利用する
取り入れられそうなアイデアがあれば、ぜひ実践してみて下さい。
①接待の回数を減らす
接待交際費は、社員としても「必要な出費だから」と多めに使ってしまうケースが多いようです。
必要以上に使っている場合は、接待費に関してのルールを定めるなどして、可能な限り削減したほうが良いでしょう。
接待交際費のルールの例としては、以下が挙げられます。
- 目的・予算・人数などを事前に共有する
- 接待で使用するお店を社内で決めておく
- 使用した金額の内訳を報告する
こうしたルール整備によって、必要以上の出費を避けたり、公私混同による無駄遣いを抑えたりといった効果が期待できるでしょう。
また、そもそも接待交際費がどれくらい利益に繋がっているか、費用対効果を確認することも重要です。
②社内wikiツールを使用する
社員全員が自由に追加・編集できる社内wikiツールを活用すると、以下のようなメリットが得られます。
- 印刷代や印紙代などの経費を削減できる
- 業務効率化が図れ、人件費を削減できる
社内wikiツールはWEB上で情報を保管できるため、紙にかかる様々なコストを削減できます。
社内ナレッジを共有することで、業務の効率化も期待できるでしょう。
情報が蓄積されればマニュアル代わりとしても活用できるため、社員教育にかかる人件費の削減も可能です。
③家賃や社内インフラの料金を見直す
どのような会社でも共通するのが、家賃や電気代など、社内インフラに関する経費ではないでしょうか。
固定費は売上に関係なく毎月決まった金額がかかるので、可能な限り抑えたい経費です。
以下のようなアイデアで、固定費の削減を図ってみて下さい。
- 家賃の安いオフィスに移動する
- コワーキングスペースなどを活用する
- 電気代や水道代は、現在より安い会社に乗り換える
固定費の削減方法について、詳しくは下記の記事もご覧ください。
企業の固定費を削減するメリットは？具体的な経費削減方法を5つ紹介
④固定電話をIP電話に切り替える
固定電話を使用しているという会社は、より安いIP電話に切り替えることで、経費削減が期待出来ます。
固定電話とIP電話の違いについては、下記の表をご覧ください。
| IP電話 | 固定電話 | |
| 通信 | インターネット回線 | アナログ回線 |
| 導入時の工事 | インターネット環境があれば不要 | 配線敷設工事が必要 |
| 使用場所 | インターネット環境があればどこでも | 工事した場所のみ |
| 通話品質 | 通信速度に依存 | 安定している |
| 導入費用 | 0〜3,000円ほど（ネット回線有りの場合） | 35,000円ほど |
| 基本料金 | 無料〜550円 | 1,500円〜3,500円 |
| 通話料金 | 8.8円/3分〜17.6円/1分 | 9.35円/4分〜17.6円/1分 |
固定電話と比較してみると、IP電話には以下の利点があることがわかります。
- 工事不要で素早く利用開始できる
- 場所に縛られず通話ができる
- 費用を抑えて利用できる
経費削減をお考えなら、ぜひ固定電話からIP電話への切り替えを検討してみて下さい。
⑤社員自身のデバイスを業務利用する
社員自身のデバイスを業務利用することで、経費削減が期待できます。
社員自身のデバイスがあれば、会社でPCや社用携帯を付与する必要がなくなるため、通信費や端末代などのトータルコストをカットすることが可能。
実際これは「BYOD」といわれ、「社員が私物として所有しているPCやスマートフォンを業務に使用すること」を意味します。
中でも私用スマホを用いたBYODを導入する企業は増えており、主に以下の用途で使用されるようです。
- 社内チャットアプリの利用
- 取引先とのメールや電話
- SNS運用などの業務
効果的にBYODを導入することで、会社側は業務端末の費用削減が期待でき、社員側は使い慣れた端末で業務を行うことが可能です。
詳しくは下記記事もご覧ください。
- 個人スマホを業務利用する「BYOD」とは？メリットとデメリットの双方を解説
- 「BYOD」を企業が導入するメリット・デメリット！実践する際のポイントも
- BYODの導入事例6選！事例からわかる注意点やポイントを解説
経費削減ならIP電話アプリの使用がおすすめ
なお、以下のいずれかに該当する企業は、IP電話アプリを導入することで経費を削減できる可能性があります。
- 固定電話を使用している
- 社用携帯を社員に付与している
IP電話アプリは、デバイスにインストールすることで、通常の電話番号とは別の番号を持てるサービスです。
これを社員自身の携帯に付与することで、固定電話も社用携帯も不要で、通信費や端末代を大きく削減することができます。
また、社員自身の携帯を業務利用することで、以下のようなメリットも得られるでしょう。
- 業務の効率化が期待できる
- コスト削減が期待できる
- 従業員の端末管理の負担を削減できる
- 多様な働き方を実践できる
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【まとめ】経費削減に必要な考え方
今回は経費削減に必要な考え方と、具体的なコストカットのアイデアについて紹介しました。
経費削減を試みる際は、ぜひ以下2つの前提をもとに、現状の費用の確認をしてみて下さい。
- 不要な経費をカットする考え方
- 業務プロセスを改善する考え方
また、もし通信費やスマホ・PCなどのデバイス代がかさんでいるなら、IP電話アプリを導入するのがおすすめです。
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