ITコストに関する経費削減アイデア4選！注意点も徹底解説
- 「ITコストはどうやって削減すればいい？進める上での考え方は？」
- 「ITコストを削減するメリットや注意点はある？」
この記事をご覧の方は、「ITコストの経費削減」に関して、上記のようなお悩みをお持ちではありませんか？
そこで本記事では、IT関連の経費削減方法や注意点を解説していきます。
ITコストを効果的に削減したい企業様は、ぜひ参考にしてみてください。
【この記事でわかること】
- ITコストの経費削減に着手するメリット
- ITコストの経費削減アイデア
- ITコストの経費削減を実施する際の注意点
【経費削減】具体的な実施方法からメリットと注意点まで徹底解説
ITコストの経費削減に着手するメリット
ITコストに関する経費削減は、他の経費と比較して以下のようなメリットがあります。
- 業務効率化や生産性向上が期待できる
- 比較的、経費削減に着手しやすい
- IT以外のコストの経費削減も図れる
まずはこうしたメリットを踏まえ、着手すべきかを検討してみてください。
①業務効率化や生産性向上が期待できる
ITコストの経費削減にあたり、新設備や新技術を導入する手段が挙げられます。
これまで使用していた機能を1つのサービスに集約できたり、性能が上がることで業務効率が向上したりといったメリットが期待できるでしょう。
要するに、経費削減や効率化の手段として、「ITへの投資」が挙げられるということ。
ITは、現状の利用技術や設備を見直して他のサービスに乗り換えるだけでも、業務効率化+生産性向上が比較的図りやすい分野です。
②比較的、経費削減に着手しやすい
ITコストは経費削減に着手しやすいのもメリットです。
具体的には、以下のような方法が挙げられます。
- よりコスパが良いサービスに乗り換える
- 現状の業務フローを効率化できるサービスに乗り換える
- 目的にそぐわないサービスや、機能が重複するサービスは解約する
ITコストはオフィスや原材料といったコストと比較し、「効率化」「コストダウン」を名目に着手しやすいのが特徴です。
新たなサービスが次々と出てきやすい分野でもあるので、いい製品を見つけることができれば、経費削減と効率化が図れるはず。
③IT以外のコストの経費削減も図れる
ITコストの最適化によって、他の経費の削減も併せて行うことが可能です。
例えば、
- ITによる業務効率化で、新たな人件費を節約する
- 書類をクラウドで管理し、ペーパーレス化する
- IP電話を導入し、固定電話を廃止する
というように「IT化を促進する」ことで、他の経費を削減することもできます。
「ITコストの削減」と部門だけで見ず、会社全体の目的や効率化を見据え、全体でコストバランスを考えるようにしてみてください。
その中で、IT化による総合的なコストカットも図れる箇所も見つかるはずですよ。
ITコストの経費削減アイデア4選
それでは、ITコストの削減に関する具体的なアイデアを紹介していきます。
- 不要なITサービスを解約する
- よりコスパの良いITサービスを導入する
- 社内ナレッジの共有体制を作る
- 最新機器を導入する
社内で実践できそうなものがあるか、ぜひ確認してみてください。
①不要なITサービスを解約する
ITコストに関して真っ先に挙げられるのが、「不要なITサービスの解約」です。
WEBやクラウドに関するサービスは様々ですが、いざ導入してみてそこまで活躍しない製品もあるのではないでしょうか。
利用中のサービスをリストアップし、以下3つの判断軸で製品を評価してみましょう。
- 必要：現在役立っており、継続して利用する
- 代替：ある程度役立っているが、より良いサービスがあれば乗り換える
- 不要：そもそも不要であり、解約する
必要そうなサービスであれば継続して利用すればOK。
少し首をかしげるWEBサービスであれば、「解約するか」「他の製品で代替するか」を判断してみてください。
②よりコスパの良いITサービスを導入する
IT関連は多くのサービスが出ているため、よりコスパのいい製品を見つけるだけでも、コストカットが可能です。
実際にコストカットが図れるパターンとして、以下3つが挙げられます。
- 現在利用しているサービスと同等、もしくはそれ以上のメリットが得られ、価格が安い
- 現在利用している複数のサービスや業務をそれ1つで賄え、総合的に価格が安くなる
- 現在利用しているサービスより価格は高いが、従来より更なる効率化や売り上げ増加が見込める
判断する際は、IT以外の部門のコストも鑑みて、総合的な費用で判断してみてください。
③社内ナレッジの共有体制を作る
続いて、社内ナレッジの共有体制を作ることでも、間接的なコストを削減することができます。
具体的には「社内wiki」を導入することで、以下のようなメリットが享受可能。
- 社内でのコミュニケーションコストをカットできる
- 業務の属人化を防げる
- 新人の教育・研修コストをカットできる
教育コストやコミュニケーションにかかるコストをカットでき、結果的な経費削減が期待できます。
コミュニケーションや教育に多く時間を割いてしまっている企業は、大きな業務効率化が図れるでしょう。
④最新の機器を導入する
最後に、現在利用している機器を、最新のものに変更するという方法も挙げられます。
よりコストがかさんでしまうように思えますが、「固定電話⇨IP電話」のように、より安く利用できる機器も存在します。
また、リースやレンタルで導入することで費用を抑えられますし、最新の機器を利用することで業務効率も向上するでしょう。
場合によっては新たなサービスに乗り換えた方が、コストカットと効率アップの両方を享受することもできるケースもあります。
ITコストの経費削減が図れるサービス
ここまで紹介した経費削減アイデアを踏まえ、ITによって経費削減が図れるサービスを紹介します。
- 社内wiki
- 電子契約ツール
- IP電話アプリ
社内の課題とマッチしているものがあれば、ぜひ導入を検討してみてください。
①社内wiki
まず1つ目が「社内wikiツール」です。
前述のように、社内ナレッジの共有体制を作ることで、コミュニケーションコストや教育コストのカットが図れます。
マニュアルのような機能も賄えるため、複数の機能をこちらで補うことも可能です。
②電子契約ツール
続いて、電子契約ツールを導入することで、契約書をWEBで作成することが可能です。
ペーパーレスで契約を締結できれば、印刷や郵送にかかる経費を削減できます。
③IP電話アプリ
固定電話や従業員携帯電話を付与している場合、「IP電話アプリ」で経費削減が図れます。
従業員のスマホにIP電話アプリをインストールしてもらうことで、
- 仕事用の電話番号の付与
- 通信費のトータルコストの削減
- 「BYOD」による業務効率化
などのメリットが享受可能です。
ただし、BYODを導入する場合、従業員のストレスや不満を生まないか注意する必要があります。
以下の記事も参考に、ぜひIP電話アプリで経費削減と効率化を実現してみてください。
ITコスト関連で経費削減を実施する際の注意点
最後に、ITコスト関連で経費削減する際の注意点を3つ紹介します。
- ITサービスごとの導入目的を確認する
- 経費削減に伴う社員のモチベーション低下を防ぐ
- サービスの質が低下する経費削減を防ぐ
こういった点も踏まえ、効果的なコストカット+業務効率化を実現してみてください。
①ITサービスごとの導入目的を確認する
ITコストの整理を行う際は、サービスの導入目的を確認しましょう。
「会社の課題や悩みを解決できるか」といった前提で、本当に必要なサービスを利用することが重要です。
目的が重複しているものや、そもそも会社に必要のない目的で導入しているものがないかなどもしっかり確認してみてください。
②経費削減に伴う社員のモチベーション低下を防ぐ
経費削減は企業にとって重要ですが、社員のモチベーションを下げるコストカットは避けましょう。
たとえ一時的に経費を削減できたとしても、長期的には
- 社員のストレスや不満となる
- 経費は減らせたが扱いづらく、現場の効率が低下する
- 社員の定着率が落ち、求人が難しくなる
といったデメリットが想定されます。
働くのは「人」ですから、現場の声も大事にしてあげてください。
③サービスの質が低下する経費削減を防ぐ
続いて、サービスの質に影響してくる経費削減も避けましょう。
コストカットが実現できたとしても、顧客から信頼を失ってしまっては本末転倒です。
経費削減を目的としすぎるあまり、会社としての質を落とさないよう注意してください。
経費削減ならIP電話アプリの使用がおすすめ
なお、以下のいずれかに該当する企業は、IP電話アプリを導入することで経費を削減できる可能性があります。
- 固定電話を使用している
- 社用携帯を社員に付与している
IP電話アプリは、デバイスにインストールすることで、通常の電話番号とは別の番号を持てるサービスです。
これを社員自身の携帯に付与することで、固定電話も社用携帯も不要で、通信費や端末代を大きく削減することができます。
また、社員自身の携帯を業務利用することで、以下のようなメリットも得られるでしょう。
- 業務の効率化が期待できる
- コスト削減が期待できる
- 従業員の端末管理の負担を削減できる
- 多様な働き方を実践できる
通信費やデバイス代でお悩みでしたら、ぜひIP電話アプリで「経費削減」と「業務効率化」の両方を図ってみて下さいね。
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営業用電話や固定電話の代わりだけでなく、リモートワーク時の通信手段としても活用が可能です。
ビジネスとプライベート分けての精算や、ビジネス番号の受付時間の調整機能などで、社員の満足度向上も期待できます。
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まとめ
今回はITコストに関する経費削減について紹介しました。
ITを絡めた経費削減は、以下のようなメリットがあります。
- 業務効率化や生産性向上が期待できる
- 比較的、経費削減に着手しやすい
- IT以外のコストの経費削減も図れる
その中でも、「固定電話」「従業員用スマホ」のトータルコストにお悩みの企業様は、IP電話アプリの使用がおすすめ。
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