【企業向け】テレワーク中の電話対応はどうする？注意点と対処法を解説
- 「テレワーク時の電話端末は何を用いるのが最適？」
- 「テレワーク時の電話対応で注意すべき点は？」
この記事をご覧の方は、「テレワーク時の電話対応」に関して、上記のような悩みをお持ちではありませんか？
そこで本記事では、法人向けに、テレワーク時の電話対応の注意点や対処法について解説していきます。
在宅勤務の電話対応の流れや、デバイスをどうするかお悩みの企業は、ぜひ参考にしてみてください。
【この記事でわかること】
- テレワークで電話が必要となるシーン
- テレワークで電話を使用する際の注意点
- テレワークの電話対応を成功させるポイント
テレワーク時の電話問題は「モバイルチョイス050」で解決
テレワークの問題の1つとなるのが、「電話デバイスは何を使うのか」という点です。
例えば社員の私用スマホを使う場合は、通信費の支払いに関して問題が生じます。
一方で会社から業務用スマホを支給する場合、端末代などのトータルコストがかかります。
そこでおすすめしたいのが、「IP電話アプリ」を導入することです。
IP電話アプリは、従業員の私用スマホに入れて利用すれば、仕事用とプライベート用の電話を分けて通話することが可能。
中でも、IP電話アプリ「モバイルチョイス050」なら、以下のような特徴がございます。
- 高い音声品質：ネット回線ではなく音声回線でスムーズな情報伝達を実現。
- 公私分計：ビジネス通話とプライベート通話の料金を分けてご請求。
- ビジネス番号取得：初期費用500円で「050」番号を取得。
社員のスマホアプリに「050」番号を付与することで、法人端末を購入する必要はなくなります。
「モバイルチョイス050」で発生した通話料金は会社側で負担できますし、休日は着信OFF設定なども可能。
社員、会社双方にとってメリットがあるツールですので、企業様は以下の詳細をチェックしてみてください。
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増加するテレワーク導入企業
そもそもテレワークとは、一般社団法人日本テレワーク協会にて「情報通信技術を活用した、時間や場所にとらわれない柔軟な働き方」と定義されている働き方です。
カフェや自宅などで仕事をすることで、以下のようなメリットが期待できます。
- コロナウイルス対策
- 出勤時間の短縮
- オフィス費や電気代などの節約
なお、国土交通省によると会社員のテレワーカーは平成28年から令和3年にかけて、13.3%から27%にまで増加しています。
テレワークを導入する企業が増加している背景
テレワークを導入している企業が増えている理由としては、主にコロナウイルスの流行が大きいです。
外出自粛の波を受けてテレワークを導入した企業は多いですが、実践してみてメリットを実感した企業は多いことでしょう。
企業側は費用の節約になりますし、従業員も出勤の手間が減り、自宅で業務に取り組めます。
2023年5月からは5類に移行して落ち着いたものの、そのままテレワークを継続している企業も多いのではないでしょうか。
テレワークで電話が必要となるシーン
そんなテレワークですが、以下のように「電話」が必要となるシーンがいくつかあります。
- 社内コミュニケーション
- 取引先の対応
- 問い合わせ対応
それぞれ見ていきましょう。
社内コミュニケーション
まず想定されるのが、テレワーク中の社内コミュニケーションです。
メールやチャットで済めば良いですが、場合によっては通話が必要になることもあるでしょう。
文章で伝えるのが難しい場合や、口頭で伝えた方が早い場合、テレワーク中に通話が発生する場合があります。
取引先の対応
続いて、取引先の対応です。
取引先の属性によっては、メールやチャットではなく、通話が主なコミュニケーション手段になることもあるでしょう。
また前項同様、文章でのやり取りが難しい場合も、通話が発生する可能性があります。
問い合わせ対応
3つ目に、問い合わせ対応です。
会社で取り扱うサービスによっては、問い合わせが電話で来るケースも想定されます。
企業にもよるでしょうが、パターンの1つとして考慮しておくといいでしょう。
テレワークで電話を使用する際の注意点
テレワークで電話が発生するシーンを3つ紹介しましたが、その際に以下の問題が想定されます。
- 私用スマホでの対応
- 生産性の低下
- 業務用携帯のトータルコスト
私用スマホでの対応
これまでは会社の固定電話で電話対応をしていたという企業も、テレワーク中はそうはいきません。
業務用携帯を支給していない場合、社員は私用スマホで電話対応をする必要があります。
その際に発生した通話料金や、プライバシーの問題など、社員が不満を抱いてしまうことも考えられるでしょう。
対応の低下
テレワーク中の電話で、顧客や取引先への対応の質が低下してしまう可能性があります。
特に前述の私用スマホを使用している場合、以下のようなことも考えられるでしょう。
- 通信速度が悪い
- 音声品質が低い
- 家庭音などによる印象の低下
また、社員自身も通話料金が自腹だったり、プライバシーが心配だったりといった不満から、電話対応の質を下げてしまうことも考えられます。
【企業向け】テレワークの通信費は会社持ち？社員の自腹？対策方法を紹介します
業務用携帯のトータルコスト
社員の不満を解決するべく「業務用携帯」を支給する場合は、各種費用がかかります。
スマホ端末の購入・レンタル費用や、月々の通信費など、社員の数に応じて大きなお金が発生します。
また、社員自身も使い慣れていないスマホであるため、操作に慣れず、生産性が低下する恐れもあるでしょう。
テレワークの電話対応を成功させるポイント
テレワーク中の電話対応には様々な問題があります。
これらを防ぐためのポイントとして、ぜひ以下を参考にしてみてください。
- 業務用スマホを支給する
- 代行サービスを利用する
- IP電話アプリを導入する
業務用スマホを支給する
社員に業務用スマホを支給することで、以下の問題が解決できます。
- 私用スマホの支払い問題
- 私用スマホのプライバシー問題
社員の不満を解決できるため、テレワーク中の電話対応も快く臨んでもらえるでしょう。
ただし前述したように、業務用スマホはコストがかかりますし、社員が使用に慣れていないデメリットもあります。
電話に対応するためだけに支給するのもコスパが悪いので、他の業務にも活用できる場合におすすめです。
代行サービスを利用する
電話代行サービスを利用することで、問い合わせなどへの対応が期待できます。
問い合わせに対応する負担が大きい場合、こういったサービスを利用するといいでしょう。
IP電話アプリを導入する
最も多くの問題を解決できるのが、「IP電話アプリ」を導入することです。
IP電話アプリは社員の私用スマホにインストールすることで使用でき、通常の携帯番号とは別に「050」番号で通話することができます。
よって、以下のようなメリットが期待できるでしょう。
- 社員のプライベートを守れる
- 通話料金を会社で負担できる
- 社員の使い慣れたスマホで対応できる
- 業務用スマホのコストを大幅に削減できる
テレワーク中の電話対応をする上で、IP電話アプリは大いに役立つはず。
テレワークを実践している企業は、ぜひこの機会に導入を検討してみてください。
IP電話アプリなら「モバイルチョイス050」がおすすめ
弊社はIP電話サービス「モバイルチョイス050」の代理店です。
モバイルチョイス050とは、社員のスマートフォンや携帯電話にビジネス用の電話番号を付与できるサービスで、以下の特徴がございます。
- 高い音声品質：ネット回線ではなく音声回線でスムーズな情報伝達を実現。
- 公私分計：ビジネス通話とプライベート通話の料金を分けてご請求。
- ビジネス番号取得：初期費用500円で「050」番号を取得。
スマホ一台でビジネスとプライベートの使い分けが可能ですので、法人用端末は持たなくてOK。
ビジネスとプライベート分けての精算や、ビジネス番号の受付時間の調整機能などで、社員の満足度向上も期待できます。
BYOD導入にあたっての問題「電話代の計上方法」や「休日の電話対応」なども、モバイルチョイス050なら対策可能。
詳細や料金プランについては、以下をチェックしてみてくださいね。
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まとめ
今回はテレワーク中の電話対応に関する問題について紹介しました。
テレワークの通話に関する諸問題を解決するには、以下のメリットがある「IP電話アプリ」の導入がおすすめです。
- 社員のプライベートを守れる
- 通話料金を会社で負担できる
- 社員の使い慣れたスマホで対応できる
- 業務用スマホのコストを大幅に削減できる
テレワークを実践している企業は、ぜひモバイルチョイス050の詳細をチェックしてみてください。
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